Суб’єкти господарювання можуть складати первинні документи бухгалтерського обліку, касові документи в електронній формі, які повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообіг.
Водночас, використання електронного підпису в таких документах як прибуткові (видаткові) касові ордери тощо, здійснюється з урахуванням нормативно-правових актів Національного банку України (далі – НБУ), тому для отримання більш детального роз’яснення з порушеного питання пропонуємо суб’єктам господарювання звернутись до НБУ, як до розробника Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.
Згідно з п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI, із змінами та доповненнями для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Статтею 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» із змінами і доповненнями (далі – Закон № 996) передбачено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону № 996. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Відповідно до п. 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 із змінами і доповненнями (далі – Положення № 88), первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
При цьому, у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону № 996).
Згідно з ст. 1 Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» електронний підпис – це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис; ідентифікація особи – процедура використання ідентифікаційних даних особи з документів, створених на матеріальних носіях, та/або електронних даних, в результаті виконання якої забезпечується однозначне встановлення фізичної, юридичної особи або представника юридичної особи.
Водночас регулювання методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (п. 2 ст. 6 Закону № 996).
Відповідно до п. 3 ст. 1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 із змінами і доповненнями (далі – Положення № 48) касовий ордер – первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.
Типові форми прибуткового касового ордера № КО-1 (додаток 2 до Положення № 148) та видаткового касового ордера № КО-2 (додаток 3 до Положення № 148) затверджені Положенням № 148.
Касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу (п. 23 розд. ІІІ Положення № 148).
Бухгалтер (відповідальна особа установи/підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення цих документів) має право здійснювати реєстрацію касових ордерів і видаткових відомостей за допомогою комп’ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів (абзац другий п. 33 розд. ІІІ Положення № 148).
Питання можливості використання суб’єктом господарювання електронного підпису в первинних документах бухгалтерського обліку відноситься до компетенції Міністерства фінансів України, яке регулює питання методології бухгалтерського обліку (у тому числі документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку) та фінансової звітності, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.
Довідково: Загальнодоступний інформаційно –довідковий ресурс (категорія 109.15).
Сектор комунікацій ГУ ДФС у Волинській області
